Associé étranger d’une société espagnole : documents pour la banque et le notaire

Une société étrangère peut détenir une SL espagnole. Cette structure convient souvent à un groupe international, à un fondateur qui possède déjà une holding ou à une entreprise qui a dépassé le stade d’un dispositif d’employer of record en Espagne. La difficulté consiste surtout à documenter la société étrangère, son représentant, ses bénéficiaires effectifs et l’origine des fonds auprès du notaire espagnol, de la banque, de l’administration fiscale et du registre du commerce.

Lorsque le fondateur est une personne physique résidant en Espagne, le dossier de propriété et le dossier bancaire peuvent rester simples. Un associé personne morale international ajoute une entité juridique, souvent avec des dirigeants, des procurations, des apostilles, des traductions, des numéros fiscaux et des propriétaires indirects dans plusieurs pays. Un seul document manquant, périmé ou incohérent peut bloquer la constitution alors que la décision commerciale est déjà prise.

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Pourquoi ce dossier est différent

Le droit espagnol des sociétés n’impose pas que tous les fondateurs d’une SL soient des personnes physiques. Le texte consolidé de la loi espagnole sur les sociétés de capitaux prévoit qu’une société de capitaux est constituée par acte public et inscription au registre du commerce. L’acte constitutif est signé par tous les associés fondateurs, personnes physiques ou morales, directement ou par l’intermédiaire d’un représentant. Il doit notamment mentionner l’identité des associés et les apports de chacun.

Voilà le point de départ juridique. La présence d’une société étrangère parmi les associés soulève aussi des questions pratiques : qui peut l’engager, qui la contrôle en dernier ressort et si son financement correspond au projet annoncé de la société espagnole. Le notaire doit apprécier la capacité, la représentation et les informations requises par les règles de lutte contre le blanchiment, plutôt que de recopier un nom figurant dans la table de capitalisation. La banque applique sa propre politique de risque lorsqu’elle décide d’accepter comme client la société espagnole ou sa société mère étrangère.

Le point juridique essentiel : la société étrangère peut généralement être associée, mais l’Espagne exige une chaîne documentaire claire entre le droit étranger et l’acte notarié espagnol, le dossier bancaire, l’immatriculation fiscale et la déclaration du bénéficiaire effectif.

Le dossier destiné au notaire

Chaque dossier notarial et registral dépend du pays de l’associé, des règles de gouvernance de la société étrangère, du montant investi, de l’activité, de la banque et de la qualité de la personne qui comparaît : dirigeant, mandataire ou autre représentant. Malgré ces variables, la plupart des dossiers concernant un associé personne morale étrangère nécessitent les mêmes catégories de documents.

1. Certificat de constitution ou extrait de registre

Le notaire demande généralement un certificat récent de constitution ou d’existence, un extrait du registre du commerce ou un document équivalent délivré dans le pays d’origine de l’associé. Son nom varie selon les pays, mais sa fonction reste la même : prouver que la société étrangère existe, identifier ses données d’immatriculation et établir le lien avec le signataire. Pour les sociétés établies hors de l’UE, les certificats apostillés ou légalisés et les traductions précises sont souvent particulièrement importants.

2. Statuts, acte constitutif ou operating agreement

Les documents constitutifs indiquent si la société étrangère peut souscrire des parts d’une SL espagnole et qui peut approuver l’investissement. L’operating agreement d’une LLC du Delaware, les articles britanniques, les statuts suisses ou latino-américains et les règles de gouvernance d’un fonds peuvent apporter des réponses différentes. Un certificat de registre peut identifier la société sans prouver si un seul dirigeant peut investir à l’étranger, si deux signatures sont nécessaires ou si l’accord des membres est requis.

3. Décision du conseil ou des associés approuvant la SL espagnole

Une décision sociale sert souvent à établir que la société étrangère approuve la constitution de la SL espagnole ou l’acquisition de ses parts, désigne un signataire, approuve l’apport en capital et autorise des démarches connexes comme l’ouverture d’un compte bancaire, les immatriculations fiscales et les déclarations d’investissement étranger. Elle doit correspondre à l’acte espagnol : dénomination de la société, identité de l’associé, montant du capital, pourcentage, représentant désigné et pouvoirs de signature.

4. Procuration de la personne qui signe en Espagne

Si un dirigeant de l’associé étranger se rend en Espagne et que ses pouvoirs ressortent du registre, une procuration séparée peut être inutile. Si un avocat, un salarié, un dirigeant local ou un tiers signe devant le notaire, une procuration sera généralement exigée. En vertu du règlement de la loi 10/2010, lorsqu’une personne agit comme représentant, son identité et celle de l’entité représentée font l’objet d’un contrôle documentaire. L’acte public qui constate les pouvoirs accordés entre dans ce contrôle.

La forme des procurations étrangères est déterminante. Le notaire vérifiera qui l’a accordée, si cette personne disposait des pouvoirs nécessaires au regard des documents de la société étrangère, si la procuration est publique ou notariée lorsque cela est requis, si elle est apostillée ou légalisée et si la traduction espagnole est complète.

Ce que la banque espagnole examine généralement

Le dossier bancaire n’est pas une formalité. Une SL espagnole a souvent besoin d’un compte pour recevoir l’apport en capital, gérer la paie, payer les fournisseurs, encaisser les clients et enregistrer certaines opérations fiscales. Dans certains cas, la banque doit délivrer un certificat de dépôt du capital initial. Même lorsqu’une SL peut être constituée avec un capital très faible, la banque peut poser des questions commerciales sur l’activité, les flux attendus et la structure de propriété.

Le portail des clients bancaires de la Banque d’Espagne explique que les banques demandent des pièces d’identité et peuvent exiger une preuve de l’origine des fonds en application des règles de lutte contre le blanchiment. Dans un autre critère relatif aux mesures restrictives, la Banque d’Espagne indique que les banques peuvent demander des documents et des informations sur l’identité, l’activité économique et les opérations, ainsi que des mises à jour périodiques. En pratique, le dossier d’un associé personne morale étrangère exige donc généralement davantage que le projet d’acte de la future société espagnole.

La banque demande souvent des documents tels que :

• Les projets ou versions définitives des documents sociaux de la SL espagnole.
• L’extrait du registre et les documents constitutifs de l’associé étranger.
• Le passeport ou la carte nationale d’identité de la personne qui signe les formulaires bancaires.
• La procuration ou l’autorisation sociale de cette personne.
• Un organigramme de propriété présentant chaque entité de la chaîne jusqu’aux personnes physiques bénéficiaires effectifs.
• Les passeports ou pièces d’identité officielles des bénéficiaires effectifs, en particulier lorsqu’ils détiennent ou contrôlent plus de 25 pour cent ou exercent autrement le contrôle.
• Des justificatifs de l’origine des fonds : relevés bancaires, comptes audités, documents de cession, contrats de prêt intragroupe, procès-verbaux de distribution de dividendes ou autres pièces selon le cas.
• Un plan d’affaires, le chiffre d’affaires annuel prévu, les pays d’activité, les principaux clients ou fournisseurs et une explication des encaissements et décaissements attendus.

Ces demandes peuvent sembler intrusives, mais elles relèvent de la vigilance de la banque à l’égard de son client. La loi 10/2010 impose aux entités assujetties de comprendre l’objet et la nature prévue de la relation, ainsi que l’activité professionnelle ou commerciale du client, puis d’en assurer le suivi. Si la banque ne peut pas appliquer ces mesures, la loi lui interdit d’établir la relation ou d’exécuter l’opération.

Conséquence pratique : une banque peut retarder, refuser ou limiter ultérieurement un compte si l’associé étranger ne documente pas, à sa satisfaction, la chaîne de propriété, l’objet commercial ou l’origine des fonds.

Les bénéficiaires effectifs sont le principal point de friction

Les règles espagnoles de lutte contre le blanchiment visent le titular real, c’est-à-dire, en principe, la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort une personne morale. La page du ministère espagnol de la Justice consacrée au registre central des bénéficiaires effectifs décrit ce registre et explique que la propriété effective désigne généralement la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent, directement ou indirectement, plus de 25 pour cent du capital ou des droits de vote d’une personne morale, ou qui exercent le contrôle par d’autres moyens.

Lorsqu’une société étrangère est associée d’une SL espagnole, il ne suffit pas de savoir qui possède la SL. Il faut déterminer qui possède ou contrôle l’associé étranger. Si celui-ci appartient à une autre société, l’examen remonte la chaîne. La présence d’un trust, d’une fondation, d’un dispositif de prête-nom, d’une société de personnes, d’un fonds ou d’une holding familiale rend le dossier plus sensible. Un simple organigramme peut ne pas suffire s’il n’est pas étayé par des extraits de registre, des registres d’associés, des certificats, des extraits du trust ou des documents équivalents.

Le règlement de la loi 10/2010 prévoit que les entités assujetties identifient le bénéficiaire effectif et prennent, en fonction du risque, des mesures appropriées pour vérifier son identité avant d’établir une relation d’affaires ou d’effectuer certaines opérations. Il prévoit aussi l’accès aux données sur les bénéficiaires effectifs contenues dans le registre espagnol, sans exclure des contrôles supplémentaires. Un notaire ou une banque peut donc demander des pièces fiables complémentaires lorsque le dossier présente un risque supérieur à la moyenne.

Les groupes étrangers sous-estiment souvent cette exigence parce que leur pays d’origine considère la propriété effective comme une information privée ou parce que son registre du commerce ne publie pas les associés. L’Espagne n’est pas tenue de reprendre le modèle de publicité du pays d’origine. La banque et le notaire espagnols doivent toujours disposer d’informations suffisantes pour comprendre qui contrôle l’investissement espagnol.

Apostille, légalisation et traduction assermentée

Les documents étrangers doivent être rendus utilisables en Espagne. Lorsqu’un acte public provient d’un pays partie à la Convention de La Haye sur l’apostille, l’apostille remplace souvent la légalisation diplomatique. Les informations du ministère espagnol de la Justice sur l’apostille précisent que celle-ci certifie l’authenticité de la signature des actes publics établis dans un État membre, afin qu’ils puissent être reconnus dans un autre État membre sans authentification supplémentaire.

Lorsque le pays émetteur ne relève pas d’une procédure d’apostille ou d’exemption applicable, une légalisation diplomatique peut être requise. Les informations du ministère espagnol des Affaires étrangères sur la légalisation expliquent la notion de légalisation diplomatique et les démarches habituelles pour les actes publics étrangers destinés à produire des effets en Espagne. Selon le document et le pays, la procédure peut faire intervenir le ministère des Affaires étrangères du pays émetteur et l’autorité consulaire espagnole.

La traduction est une question distincte. Un document apostillé peut rester inutilisable si le notaire, la banque ou l’administration fiscale exige une version espagnole. Les informations du ministère espagnol des Affaires étrangères sur la traduction assermentée indiquent que les traducteurs et interprètes assermentés nommés par le ministère établissent des traductions officielles pouvant être produites devant les autorités judiciaires et administratives.

Demandez les documents au bon moment. Une décision du conseil qui utilise une dénomination provisoire peut devoir être traduite et apostillée de nouveau si le nom change. Une procuration préparée avant que le notaire confirme le libellé nécessaire peut être trop vague. La banque peut aussi refuser un ancien certificat d’actionnariat et en exiger un récent. La validation préalable du dossier évite des frais répétés et des déplacements perturbés.

Numéros fiscaux et déclarations d’investissement étranger

Une société étrangère qui devient associée d’une SL espagnole a souvent besoin d’un numéro d’identification fiscale espagnol, ou NIF. L’Agence fiscale espagnole indique que les entités non résidentes ou non établies doivent avoir un NIF lorsqu’elles effectuent des opérations ayant une incidence fiscale. La page de procédure du formulaire 036 présente ce formulaire comme la déclaration censitaire d’immatriculation, de modification et de radiation. Elle mentionne notamment le dépôt dans les bureaux de l’AEAT et, pour les demandes de NIF de non-résidents, dans les consulats espagnols à l’étranger.

Dans le dossier d’un associé personne morale étrangère, la demande de NIF ne doit pas attendre la veille du rendez-vous notarial. L’administration fiscale peut demander les documents constitutifs de la société étrangère, la preuve de la représentation, les pièces d’identité, les traductions, les apostilles ou légalisations et une justification claire du numéro fiscal espagnol. Si le pouvoir de la personne qui signe le formulaire 036 n’est pas manifeste, le dossier peut être bloqué à ce stade.

Il faut aussi vérifier les obligations déclaratives relatives aux investissements étrangers. Le ministère espagnol de l’Économie, du Commerce et des Entreprises explique que le décret royal 571/2023, entré en vigueur le 1er septembre 2023, a modifié le régime des déclarations et énumère des formulaires tels que le D-1A pour les investissements étrangers dans des sociétés espagnoles. Selon les informations officielles, un investissement dans une société espagnole non cotée doit généralement être déclaré lorsque l’investisseur non résident atteint ou conserve au moins 10 pour cent, avec des règles particulières pour les opérations ultérieures et certains cas liés à des juridictions non coopératives.

Cette déclaration n’est pas toujours une condition de l’acte notarié et ne se confond pas avec l’immatriculation fiscale. Pour une société mère étrangère qui acquiert une participation significative dans une SL espagnole, elle relève néanmoins d’une bonne organisation de l’opération. Les structures plus importantes peuvent aussi devoir examiner les déclarations annuelles, telles que le D-4, lorsque les seuils applicables sont atteints. Il faut déterminer avant la réalisation quelles formalités s’appliquent réellement, sans alourdir la constitution par des déclarations inutiles.

Une séquence opérationnelle pour une SL à société mère étrangère

Traitez la SL espagnole comme une opération structurée, et non comme une constitution standardisée. Une séquence courante est la suivante :

1. Confirmer la structure. Décidez si la société étrangère doit être l’associée directe, si une holding espagnole est nécessaire, qui sera l’administrateur et si la structure sert à l’exploitation, à l’immobilier, au personnel, aux services intragroupe ou à l’entrée sur le marché.
2. Cartographier la chaîne de pouvoirs. Identifiez qui contrôle la société étrangère, qui peut approuver l’investissement et qui peut signer pour l’associé en Espagne.
3. Valider la liste des documents. Convenez avec le notaire et la banque du contenu du dossier avant de commander les apostilles ou les traductions assermentées.
4. Obtenir, si nécessaire, le NIF de l’associé étranger. Préparez le formulaire 036 et les justificatifs selon la même logique de représentation que celle du dossier notarial.
5. Prévalider l’entrée en relation bancaire. Transmettez l’organigramme de propriété, les justificatifs de l’origine des fonds et l’objet commercial avant de dépendre d’une date de dépôt du capital.
6. Préparer l’acte et les statuts espagnols. Alignez l’acte sur la décision étrangère, le certificat bancaire, le NIF de l’associé et le mode d’administration choisi.
7. Signer devant le notaire et immatriculer la société. L’acte constitutif est signé, puis déposé au registre du commerce pour inscription.
8. Effectuer les démarches postérieures à la signature. Le NIF définitif, le recensement fiscal, la mise en place de la comptabilité, les déclarations d’investissement étranger et les licences d’activité doivent être traités selon le cas.

Cette séquence protège aussi la confidentialité et le calendrier. Les familles, les chefs d’entreprise, les fondateurs qui s’installent en Espagne et les groupes ont généralement besoin d’une divulgation maîtrisée, plutôt que de demandes institutionnelles répétées une fois que les documents sensibles ont commencé à circuler.

Cas particuliers nécessitant plus d’attention

Société associée établie dans l’UE

Une société de l’UE est souvent plus facile à documenter parce que les informations de registre peuvent être mieux connues. Le dossier doit néanmoins établir la représentation, les bénéficiaires effectifs, l’activité et l’origine des fonds.

Société mère britannique, américaine ou latino-américaine

Ces dossiers sont fréquents, mais chaque pays suit sa propre logique documentaire. Un extrait d’une société britannique, un certificat d’existence du Delaware et un acte public latino-américain ne répondent pas aux mêmes questions espagnoles. La liste doit donc être adaptée au pays d’origine.

Holding, trust ou structure de fonds

Lorsque l’associé est une holding, une société liée à un trust, un véhicule de fonds ou une entité de family office, l’analyse des bénéficiaires effectifs doit précéder les démarches bancaires et expliquer le contrôle sans divulgation superflue.

Employer of record ou SL espagnole

Certains groupes commencent par un employer of record en Espagne pour employer une personne pendant qu’ils testent le marché. Cette solution peut convenir à un besoin limité de recrutement, mais elle ne remplace pas une société espagnole détenue par le groupe lorsque celui-ci a besoin de contrats espagnols, de facturation, d’autonomie bancaire ou d’une filiale locale pour une expansion plus large.

Quand l’intervention d’un avocat change le résultat

Envoyer davantage de documents sans stratégie aide rarement. Le dossier doit contenir les pièces qui prouvent la capacité, le contrôle, le financement et l’objet commercial, sous la forme exigée par l’institution destinataire. Un avocat peut déterminer cet ensemble avant que la banque ou le notaire commence à retourner des dossiers incomplets.

Legal Fournier se concentre généralement sur quatre points : premièrement, si la SL espagnole est le bon véhicule ; deuxièmement, quels documents étrangers sont réellement nécessaires ; troisièmement, comment présenter à la banque et au notaire l’explication de la propriété et des fonds ; quatrièmement, quelles démarches fiscales, comptables et d’investissement étranger suivent la constitution. Cette méthode évite de traiter la création de la société, l’entrée en relation bancaire, le NIF, les bénéficiaires effectifs et les déclarations postérieures comme des tâches indépendantes.

Si la société aura des salariés, une comptabilité mensuelle, de la TVA, des contrats de services intragroupe, des dirigeants à l’étranger, un financement de groupe ou des clients espagnols, sa création doit aussi s’inscrire dans un suivi continu. Notre service de comptabilité mensuelle et une consultation avec un avocat espagnol constituent généralement les étapes suivantes pour les clients qui souhaitent une analyse structurée avant de transférer des fonds ou de signer des procurations.

Questions fréquentes

Une société étrangère peut-elle être l’associée unique d’une SL espagnole ?

Oui, si les conditions de capacité, de représentation et d’immatriculation sont respectées. Lorsqu’il n’existe qu’un seul associé, le caractère unipersonnel doit aussi être correctement constaté.

L’associé étranger a-t-il besoin d’un NIF espagnol ?

Souvent, oui. Les personnes morales non résidentes ont besoin d’un NIF espagnol lorsqu’elles réalisent en Espagne des opérations ayant une incidence fiscale. La prise de participation dans une SL espagnole exige généralement que cette question soit examinée en amont.

La banque acceptera-t-elle des documents en anglais ?

Certaines banques peuvent examiner de manière informelle des documents en anglais, mais leur utilisation notariale, fiscale et au registre en Espagne exige souvent une version espagnole ou une traduction assermentée.

L’apostille suffit-elle toujours ?

Non. L’apostille authentifie certains actes publics, mais elle ne règle ni la traduction, ni les pouvoirs du représentant, ni l’ancienneté du document, ni son aptitude à établir le point juridique requis.

La SL espagnole peut-elle être constituée avant l’ouverture complète du compte bancaire ?

Cela dépend de la méthode d’apport du capital, de l’approche du notaire et du plan bancaire. Pour les associés personnes morales étrangères, il est généralement plus sûr de prévalider l’entrée en relation bancaire que de constituer une société qui ne pourra pas déplacer efficacement ses fonds.

Un employer of record suffit-il à la place d’une SL espagnole ?

Un employer of record peut être utile pour un besoin limité de recrutement, mais il ne donne pas au groupe étranger une filiale espagnole détenue en propre, un bilan local, une plateforme contractuelle espagnole ou une présence sociétaire. Si le besoin stratégique consiste à entrer sur le marché, contracter avec des clients ou disposer d’une filiale locale contrôlée, une SL peut être plus appropriée.